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【實用】檔案管理制度
隨著社會一步步向前發(fā)展，制度在生活中的使用越來越廣泛，制度是指一定的規(guī)格或法令禮俗。擬定制度需要注意哪些問題呢？以下是小編整理的檔案管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
檔案管理制度1
(一)為加強應(yīng)急救援資料檔案管理工作,全面提高檔案管理水平,充分發(fā)揮檔案作用,根據(jù)《煤礦安全規(guī)程》(20xx)第672條“煤礦企業(yè)應(yīng)當(dāng)落實應(yīng)急管理主體責(zé)任,建立健全事故預(yù)警、應(yīng)急值守、信息報告、現(xiàn)場處置、應(yīng)急投入、救援裝備和物資儲備、
安全避險設(shè)施管理和使用等規(guī)章制度”的規(guī)定,制定本制度。
(二)應(yīng)急救援檔案歸檔范圍:凡是煤礦經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的文件材料均應(yīng)歸檔,主要包括:
1.具有保存價值的正式收文、發(fā)文(包括正件和附件)。
2.本單位在應(yīng)急救援活動中產(chǎn)生的與上級領(lǐng)導(dǎo)部門間的往來文件,包括請示、報告、項目立項、重要函件、應(yīng)急救援合同等。
3.本單位在應(yīng)急救援活動中產(chǎn)生的各種文件材料(即內(nèi)部文件);如規(guī)章制度、計劃、總結(jié)、條例、會議紀(jì)要、機構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責(zé)等。
(三)應(yīng)急救援檔案歸檔要求
1.已經(jīng)辦理完畢并有保存價值的`文件都應(yīng)及時歸檔,任何人不得隨意留存。
2.歸檔的文件材料要收集齊全(包括附件,附圖),按照文件形成的先后次序排列清楚,剔出其中的廢稿、重復(fù)稿和不重要的便條等。
3.存檔文件必須為原件。
4.文件歸檔時要有交接手續(xù)。
(四)應(yīng)急救援檔案的保管及銷毀
1.綜合檔案室負責(zé)集中統(tǒng)一管理所有檔案資料。
2.專職檔案員對各部門移交的檔案資料按標(biāo)準(zhǔn)進行整理,分類、編目、統(tǒng)計、保管,進行數(shù)據(jù)化管理。
3.專職檔案員要對各部門檔案資料的歸檔進行監(jiān)督指導(dǎo)。
4.檔案保管期限分為永久、長期、定期三種,定期開展檔案鑒定工作,對保管期滿的檔案經(jīng)相關(guān)手續(xù)后可以銷毀,建立檔案資料銷毀清冊。
檔案管理制度2
一、目的
為了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對公司人事檔案的執(zhí)行管理。
三、職責(zé)
1 、人力資源部人事管理課負責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計等工作。
2 、人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區(qū)）負責(zé)本地區(qū)所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當(dāng)?shù)厝耸鹿芾聿块T負責(zé)管理工作。
3 、集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責(zé)本制度的編制及落實執(zhí)行工作。
4 、集團公司企業(yè)委員會負責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核，總裁負責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。
四、人事檔案管理的內(nèi)容
1、 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應(yīng)聘申請表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書、身份證、各類技術(shù)認證證書）復(fù)印件提交人事管理課，人事管理課根據(jù)《員工應(yīng)聘申請表》建立員工人事檔案（內(nèi)容包括：該員工的應(yīng)聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料）并及時歸檔。歸檔的'流程為首先對新的員工人事檔案材料進行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務(wù)、性別等進行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關(guān)內(nèi)容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整情況、學(xué)歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料等。
1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務(wù)歸類。員工終止/解除勞動關(guān)系時，應(yīng)將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。
1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關(guān)部門負責(zé)人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關(guān)手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度》。
2 、檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢查核對并在《員工人事檔案統(tǒng)計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查核對：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災(zāi)火災(zāi)之后；對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現(xiàn)某些損失之后，如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計表》上確認簽字。
3、 轉(zhuǎn)遞（員工異動）：檔案轉(zhuǎn)遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過程中應(yīng)遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。
4 、保密制度：由人事管理課檔案管理員負責(zé)人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的認識檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴散。
5 、統(tǒng)計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統(tǒng)計并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計表》。
5.1人事檔案統(tǒng)計分類：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
5.2 人事檔案統(tǒng)計信息要及時更新，人力資源部根據(jù)人員流動情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統(tǒng)計情況更新并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計表》，提報人力資源部總監(jiān)審核。
五、員工人事檔案管理，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家和公司有關(guān)規(guī)定。
查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)（或總裁）批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。
檔案管理制度3
1、技術(shù)檔案管理各類技術(shù)資料必須分類裝訂成冊,編制目錄,專人管理及制訂借用制度。
技術(shù)檔案一般可分成四類:物業(yè)施工竣工驗收的整套檔案資料;
設(shè)備的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、各項制度及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn);
設(shè)備新技術(shù)信息及資料;
職工技術(shù)考核標(biāo)準(zhǔn)及資料。
1.1所有工程技術(shù)資料、圖紙、使用說明書、工具書、工程維修保養(yǎng)原始記錄等均作為工程技術(shù)檔案在工程部資料室歸檔統(tǒng)一保管。
1.2文件、資料是大廈的重要財富,人人都要愛惜。
1.3未經(jīng)批準(zhǔn),不得將任何資料借給本公司以外人員。
1.4重要的工程技術(shù)檔案應(yīng)保存原件,原件通常不予借閱,以復(fù)印件的版本外借。
1.5檔案資料借閱要嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。
除圖書外,檔案資料嚴(yán)禁帶出大廈。
重要資料只限在資料室內(nèi)閱讀。
1.6借閱圖書每次限借一本,特殊情況需得到總工程師批準(zhǔn)。
借期為一個月,到期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
圖書不得在個人手中長期持有。
1.7對檔案資料,借閱人不得裁減、抽頁、亂畫、涂改,保持版面清潔。
2、設(shè)備登記卡設(shè)備登記卡是設(shè)備管理的'主要依據(jù),每一臺設(shè)備都應(yīng)設(shè)立一張登記卡。
為了便于查閱,可按設(shè)備系統(tǒng)分別裝訂成冊。
現(xiàn)代化設(shè)備管理的一條重要經(jīng)驗,就是重視對設(shè)備狀況及維修保養(yǎng)工作情況的調(diào)查和統(tǒng)計,系統(tǒng)地、有計劃地積累分析原始記錄,在調(diào)查分析中研究設(shè)備維修保養(yǎng)工作的規(guī)律,使設(shè)備能夠達到最高的綜合效率。
設(shè)備登記卡應(yīng)包括設(shè)備檢查、維修保養(yǎng)記錄,設(shè)備缺陷記錄以及重大事故記錄,這些可作為設(shè)備計劃檢修和確保設(shè)備正常運行的重要依據(jù),也是設(shè)備技術(shù)改造、報廢的主要依據(jù)。
設(shè)備一般每年按設(shè)備登記卡進行一次全面的清點核對,應(yīng)該做到帳物相符。
3用戶設(shè)備檔案卡物業(yè)的每套客房可認為是為用戶服務(wù)的獨立設(shè)備,因此,每一獨立單元需設(shè)立一張用戶單元設(shè)備檔案卡。
這有利于掌握對用戶設(shè)備的完好程度及設(shè)備返修率程度的了解。
4質(zhì)量記錄《設(shè)備檔案卡》ed-tb-0309-113《設(shè)備編號法則》
檔案管理制度4
為了規(guī)范公司職業(yè)健康監(jiān)護工作，加強職業(yè)衛(wèi)生健康檔案管理，保護勞動者健康，根據(jù)有關(guān)法規(guī)制定本制度：
1、建立健全職業(yè)健康監(jiān)護制度，保證職業(yè)健康監(jiān)護工作的落實。
2、公司安環(huán)部組織對從業(yè)人員進行崗前、在崗期間、離崗時的職業(yè)健康檢查。
3、公司任何人員不得安排有職業(yè)禁忌的.員工從事其所禁忌的作業(yè)，發(fā)現(xiàn)職業(yè)禁忌或者有與所從事職業(yè)相關(guān)的健康損害的員工，應(yīng)及時調(diào)離原工作崗位，并妥善安置。
4、及時掌握本單位各崗位職工的實際情況，不得安排孕期、哺乳期的女職工從事對本人和胎兒有關(guān)危害的作業(yè)。
5、公司安環(huán)部組織定期職業(yè)健康檢查，周期為一年，勞動者的職業(yè)健康檢查費用由公司承擔(dān)。
6、公司安環(huán)部及時將職業(yè)健康檢查結(jié)果如實告知員工，發(fā)現(xiàn)健康損害或者需要復(fù)查的，及時通知本人，并做出處理意見；員工有權(quán)查閱復(fù)印其本人職業(yè)健康監(jiān)護檔案。
7、未進行離崗職業(yè)健康檢查的勞動者，不得解除或終止與其訂立的勞動合同。
8、體檢機構(gòu)發(fā)現(xiàn)疑似職業(yè)病病人后通知公司和勞動者，按規(guī)定向所在地衛(wèi)生行政部門報告；確診為職業(yè)病的公司及時向安監(jiān)部門報告。
9、公司安環(huán)部組織建立職工健康監(jiān)護檔案，每人一檔，長期保管，不得丟失和轉(zhuǎn)借；并負責(zé)將職工健康人員體檢情況進行統(tǒng)一匯總。
10、安環(huán)部負責(zé)將各單位作業(yè)場所職業(yè)危害因素監(jiān)測結(jié)果告知各單位接觸職業(yè)危害因素從業(yè)人員，并將檢測、評價結(jié)果存入職業(yè)健康檔案，按規(guī)定上報政府主管部門，并在作業(yè)場所醒目位置進行公告。
檔案管理制度5
1、依據(jù)《檔案法》的規(guī)定,在本社區(qū)活動中形成的,記錄和反映 本社區(qū)工作情況、具有查考、利用價值的各種門類和載體的文件材料（包含圖表、簿冊、聲像材料等）均屬收集歸檔范圍,任何人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
2、歸檔的.文件材料應(yīng)為原件,格式符合國家規(guī)定,必需用碳素或藍黑墨水書寫,不得用紅黑水、藍圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙書寫。
3、外出學(xué)習(xí)、開會、考察等活動中帶回的文件資料,應(yīng)在差旅費報銷前移交檔案室。
4、移交文件材料應(yīng)填寫移交清單一式兩份,雙方清點核對后簽字,各存一份備查。
檔案管理制度6
為了使老師業(yè)務(wù)檔案管理工作做到平安、保密和便于查找的要求，特制定如下制度：
１、由教務(wù)科指定專人進展保管，做好防火、防盜、防潮、防蛀工作。
�。病⒏骺剖疫M展編號登記，每學(xué)期核對一次，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時糾正，對增員缺檔的老師即時建檔。
�。场⒗蠋煒I(yè)務(wù)檔案的`封皮、目錄、規(guī)格、款式力求統(tǒng)一。
�。�、查閱老師業(yè)務(wù)檔案應(yīng)事先辦理審批手續(xù)，經(jīng)業(yè)務(wù)校長同意，方可查閱。
�。�、根據(jù)查閱單位用處，檔案管理人員按需提供材料，就地查閱。
�。�、老師業(yè)務(wù)檔案一般不外借，在特殊情況下，經(jīng)業(yè)務(wù)校長批準(zhǔn)方可借用，但必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并按時歸還。
�。�、查閱檔案時必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃，撤換檔案材料，不得向無關(guān)人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容，違者視情節(jié)輕重，嚴(yán)肅處理。
�。�、老師業(yè)務(wù)檔案管理工作，在學(xué)校黨委、校長的直接指導(dǎo)下進展，由業(yè)務(wù)校長負責(zé)并指定專人管理，同時，與人�？聘愫脜f(xié)調(diào)工作。
檔案管理制度7
一、檔案收集制度
1、接收檔案時要堅持嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,保證安全檔案的質(zhì)量,使安全檔案符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的需要。
2、要定期接收現(xiàn)行機關(guān)的檔案和有關(guān)資料。
3、要做好檔案的收集工作。
4、案卷要符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),規(guī)定移交的檢索工具、全宗介紹和材料要齊全。
二、檔案保管制度
1、檔案保管必須設(shè)置適應(yīng)需要的.檔案庫房、專用櫥具,并有防盜、防火、防水、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光措施。對發(fā)生褪變和破損的檔案要采取補救措施,確保檔案的完整與安全。
2、櫥具排列要自左至右,并便于管理和通風(fēng),是五節(jié)櫥的要自上而下地編制櫥具順序號。
3、案卷排列要自左至右、從上而下地順序進行,排列要整齊、美觀。
4、庫房內(nèi)經(jīng)常保持清潔,禁止亂放雜物,庫房內(nèi)外要設(shè)溫濕度計,每天上、下午定時測試、記錄。
5、每半年對檔案保管狀況進行一次全面檢查,做好檢查記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
6、嚴(yán)格檔案的出入手續(xù),做好日常登記,統(tǒng)計工作,按規(guī)定搞好年報。
7、為確保檔案的安全,庫房管理人員要提高警惕,并配合有關(guān)保衛(wèi)人員做好夜間值班工作;平時非工作人員未經(jīng)許可,一律禁止入內(nèi)。
8、檔案工作人員調(diào)動工作時,必須將所保存的檔案數(shù)量、狀況詳細交待清楚,辦好交接手續(xù)后,方可離職。
三、檔案保密制度
1、檔案人員要嚴(yán)格遵守《中華人民共和國保密法》,切實保證檔案的完整與安全。
2、檔案資料要嚴(yán)加管理,經(jīng)常清點,不丟失,不泄密。
3、不準(zhǔn)隨便摘錄檔案資料,私人通信,談話不得涉及機密檔案內(nèi)容;不準(zhǔn)把機密檔案資料外借或帶出。
4、私人不準(zhǔn)在辦公室或存檔案、資料的地方會客。
5、工作中形成的帶有字跡的廢紙要集中存放,統(tǒng)一銷毀,以免泄密。
四、檔案統(tǒng)計制度
1、檔案資料的收進和移出隨時進行登記。
2、全宗和案卷數(shù)量要每年年底匯總、核對一次。
3、及時準(zhǔn)確地掌握并記錄檔案資料的情況。
五、檔案利用制度
1、凡查閱檔案資料者,特別是查閱機密檔案資料,要說明查閱目的,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱,借閱的要填寫《檔案利用登記薄》,并且只限批準(zhǔn)的內(nèi)容,不得隨意擴大閱讀范圍。摘抄、復(fù)制檔案資料,要注意保密,做好登記,用完后退交銷毀。
2、利用者在查閱要愛護檔案資料,不得污損、圈劃、涂改、折角、拆卷或撕頁。
3、利用者必須在閱覽內(nèi)查閱檔案資料,非經(jīng)批準(zhǔn)不得帶出室外。
4、查閱完畢,檔案工作人員要嚴(yán)格進行清點、核對、辦理退還手續(xù)。
8、檔案資料利用后,查閱者要填寫《檔案利用效果登記表》。
檔案管理制度8
聲像資料是國家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷歸檔工作，結(jié)合我局情況特制定本制度：
1、聲像檔案的歸檔范圍是機關(guān)在職能活動中反映主要事件、會議、人物、主要活動及有歷史價值的資料。
2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門統(tǒng)一立卷，在每年五月前向檔案室移交。
3、歸檔的聲像資料要根據(jù)形成的時間、作者、內(nèi)容、重要程度，形成規(guī)律和聯(lián)系組卷，使聲像檔案能正確反映工作實際，便于查找利用。
4、按要求填寫好卷內(nèi)目錄，編好號碼。
檔案利用制度
1、凡本單位人員利用檔案，須嚴(yán)格履行查（借）閱登記手續(xù)，注明查（借）閱目的，用后及時反響利用效果。
2、外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信并辦公室主任批準(zhǔn)方可查閱。
3、因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經(jīng)辦公室主任同意并經(jīng)檢查校對前方可帶出。
4、檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時，須經(jīng)辦公室主任同意。借出時間不得超過兩周，到期仍需繼續(xù)使用，要辦理續(xù)借手續(xù)。
5、如查（借）閱秘密、機密的`檔案，須請示本部門領(lǐng)導(dǎo)并由檔案辦公室主任批準(zhǔn)；查閱黨委會議記錄、班子會議記錄的須經(jīng)主管局長批準(zhǔn)。
6、對借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴(yán)禁私自拆卷、勾畫、涂改、撕頁、照相。借出的檔案要嚴(yán)格保管，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人，對將檔案喪失者視情節(jié)輕重給予處分。
7、查（借）人員要遵守保密制度，嚴(yán)禁把檔案內(nèi)容向無關(guān)人員泄漏，違者按有關(guān)規(guī)定，給予批評教育或紀(jì)律處分。
檔案利用效果登記制度
一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時進展利用效果的收集工作，對不能當(dāng)場表達的，利用接待人員要跟蹤收集。
二、凡利用者利用檔案即時取得效果的，請利用者當(dāng)場填寫利用效果，并簽名確認。
三、利用者在利用檔案后，無法當(dāng)場確定利用效果時，應(yīng)將“利用效果登記表”帶回，而接待人員要及時催繳“利用效果登記表”。
四、檔案員收回的“利用效果登記表”，應(yīng)及時。
檔案管理制度9
1．檔案室?guī)旆繎?yīng)有專人管理，非專管人員未經(jīng)允許不得擅自入內(nèi)。
2．檔案必須分類存放，明碼區(qū)分。室內(nèi)不得堆放雜物或存放個人物品。
3．為確保檔案室的安全，禁止室內(nèi)吸煙，嚴(yán)禁存放易爆易燃等危險物品，經(jīng)常檢查室內(nèi)電源線路，及時排除隱患，做到人離切斷電源，隨手落鎖。
4．庫房內(nèi)必須備有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防霉等設(shè)施。同時配備滅火器、樟腦丸等用品。
5．保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。
6．檔案室對庫存檔案應(yīng)定期進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施補救，對已過保管期限需銷毀的檔案材料要進行清理造冊，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，報主管部門批準(zhǔn)，方可銷毀。
檔案管理制度10
1技術(shù)檔案的作用
工程技術(shù)檔案是具有長期保存價值的重要文件,工程竣工驗收后需移交給建設(shè)單位、城建檔案館和施工單位自存。它是對該項工程進行使用管理、維修、事故處理、鑒定、改建、擴建、重建或改變用途等工作必不可少的依據(jù)。因此工程技術(shù)檔案必須做到及時、齊全、正確、可靠。
2技術(shù)檔案管理職責(zé)
1)項目部主管工程師對工程技術(shù)資料的生成、匯集、積累、整理全面負責(zé),項目部可設(shè)專(兼)職資料員全面負責(zé)整理工作。當(dāng)?shù)貙Y料員有其它要求時(如要求有資料員證等),應(yīng)執(zhí)行當(dāng)?shù)氐囊?guī)定。
2)工程技術(shù)資料的收集與整理應(yīng)與工程進度同步,主管工程師隨時檢查資料完整性、真實性和準(zhǔn)確性。
3)項目經(jīng)理應(yīng)重視資料管理工作,施工員、材料員、試驗員、質(zhì)檢員等應(yīng)及時向資料員提供各類資料,如材料合格證、檢驗報告、質(zhì)量檢查記錄等。
3技術(shù)檔案資料的內(nèi)容與要求
1)資料目錄冊(總目錄、分目錄、卷內(nèi)目錄)
目錄詳細,便于查找。各項資料要有資料匯總表(見附表)
2)圖紙會審記錄
有具體的會審時間,并經(jīng)建設(shè)(監(jiān)理)單位、設(shè)計單位和施工單位三方簽字蓋章,手續(xù)齊全。
3)設(shè)計變更記錄
有具體的變更時間,并有建設(shè)(監(jiān)理)單位、設(shè)計單位和施工單位三方簽字蓋章,手續(xù)齊全。設(shè)計單位如委托建設(shè)單位簽證,應(yīng)有書面委托手續(xù)。
4)施工組織設(shè)計
施工組織設(shè)計應(yīng)在施工前編制,要求編制依據(jù)充分、可靠,各項目標(biāo)明確,施工方法可行,技術(shù)準(zhǔn)備充分,質(zhì)量、環(huán)境、安全保證體系健全、保證措施得力,層次清楚,內(nèi)容嚴(yán)謹全面,符合規(guī)范要求,內(nèi)外部審核、審批手續(xù)齊全。
5)開工報告
寫明實際開工日期和施工現(xiàn)場準(zhǔn)備情況,簽字蓋章等手續(xù)齊全。
6)技術(shù)交底
主要分部分項工程施工技術(shù)交底。交底雙方簽字手續(xù)齊全,并有審核人員簽字,且簽字符合要求。
7)施工日記
每個單位工程從開工到竣工,應(yīng)由施工員記錄施工日記,一天一記。要求記錄內(nèi)容真實齊全、文字簡練清楚、連續(xù)記錄不間斷。
8)建筑與結(jié)構(gòu)
(1)原材料出廠合格證書及進場試/檢驗報告
原材料、半成品、成品應(yīng)有出廠質(zhì)量合格證明或試驗單,新材料、新產(chǎn)品、新工藝、新技術(shù)應(yīng)有鑒定,產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、使用說明書和工藝要求,相應(yīng)現(xiàn)行規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定須進行復(fù)驗的原材料、半成品、成品,必須復(fù)驗合格后方可使用。進口材料應(yīng)有商檢報告。
合格證、試/檢驗單的抄件(復(fù)印件)應(yīng)注明原件存放單位,并有抄件人、抄件(復(fù)印件)單位的簽字、蓋章。
質(zhì)量合格證、試驗單應(yīng)按類別、規(guī)格、品種、型號分別整理。
(2)施工試驗報告及見證檢測報告
①土壤試驗
包括素土、灰土、回填土或砂、石等。檢驗內(nèi)容主要為干容重試驗。
干容重試驗按規(guī)定數(shù)量分層取樣試驗,并有分層取點平面示意圖及編號,試驗單編號與平面圖對應(yīng)。
②砂漿試驗
砌筑砂漿應(yīng)有經(jīng)試驗室試配后簽發(fā)的重量配比通知單。并按規(guī)定做抗壓試驗,按驗評標(biāo)準(zhǔn)進行強度統(tǒng)計評定。
�、刍炷猎囼�
結(jié)構(gòu)用混凝土應(yīng)有試驗室簽發(fā)的配合比通知單。按標(biāo)準(zhǔn)要求進行抗壓強度試驗并有試驗報告。施工條件或材料發(fā)生變化時,應(yīng)重新試配。
試塊應(yīng)按驗評標(biāo)準(zhǔn)進行強度統(tǒng)計評定。
商品混凝土應(yīng)逐車進行塌落度檢查,以現(xiàn)場取樣試驗結(jié)果作為評定混凝土強度的依據(jù)。
冬期施工的混凝土和有特殊要求的混凝土應(yīng)有專項試驗報告。
④焊接試驗
焊工必須有考試合格證書。鋼筋焊接,應(yīng)按規(guī)定進行現(xiàn)場條件下同批量、同品種、同焊工的焊接性能試驗,合格后方可正式施焊,集中加工的鋼筋還應(yīng)提供焊接試驗報告。
鋼結(jié)構(gòu)焊接,應(yīng)按要求進行外觀檢查、超聲波探傷和*射線檢驗,檢查部位、抽樣方法和數(shù)量應(yīng)符合設(shè)計和規(guī)范要求。
�、菽粔巴獯皻饷苄�、水密性、耐風(fēng)壓檢測報告
⑥節(jié)能、保溫測試記錄
�、呤覂�(nèi)環(huán)境檢測報告
�、嗟鼗�、基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)檢驗及抽樣檢測資料
(3)施工記錄
�、俚鼗幚�
重錘夯實地基:應(yīng)有試夯報告及最后下沉量記錄。
強夯地基:對錘重、落距、夯擊點布置及夯擊次數(shù)做好記錄。
�、诘鼗F探
應(yīng)有釬探記錄,編制探點布置圖,附有釬探成果評價。
地基需做處理時,應(yīng)將處理部位尺寸、標(biāo)高等情況標(biāo)入釬探平面圖中,并有復(fù)驗記錄。
�、蹣痘┕び涗�
樁基包括預(yù)制樁、灌注樁等,應(yīng)按規(guī)定做好試樁記錄和樁的施工記錄、試驗記錄,繪制樁竣工圖和補樁平面圖。
④結(jié)構(gòu)吊裝、預(yù)制混凝土樓板(屋面板)安裝記錄
混凝土構(gòu)件、鋼結(jié)構(gòu)、木結(jié)構(gòu)等均應(yīng)有吊裝記錄,內(nèi)容應(yīng)有構(gòu)件型號、部位、擱置長度、固定方法等�？蚣芙Y(jié)構(gòu)吊裝應(yīng)分層分段,并附平面圖。預(yù)制樓板安裝記錄應(yīng)注明安裝位置、擱置長度、支座找平、座漿及灌縫情況等。
�、莠F(xiàn)場預(yù)應(yīng)力施工記錄
有張拉記錄和施加預(yù)應(yīng)力記錄。
�、蕹两涤^測記錄
⑦施工測溫記錄
施工測溫包括混凝土冬期測溫和大體積混凝土測溫。測溫記錄內(nèi)容包括大氣溫度、原材料溫度、出機溫度、入模溫度和養(yǎng)護溫度,并附測溫點、部位、深度布置圖等。大體積混凝土施工還應(yīng)有裂縫檢查記錄。
�、嗍┕し啪�測量記錄
測量主要內(nèi)容有工程定位放線、基槽放線、模板放線、樓層放線和各類控制線的實測記錄,必要時應(yīng)附圖示。
�、岢闅�(風(fēng))道、垃圾道暢通記錄。
○10應(yīng)全數(shù)檢查并做好記錄。
○11屋面淋水試驗記錄
○12地下室防水效果檢查記錄
○13有防水要求的地面蓄水試驗記錄
○14建筑物垂直度、標(biāo)高、全高測量記錄
○15工程質(zhì)量事故及事故調(diào)查處理資料
○16新材料、新工藝施工記錄
(4)隱蔽工程驗收表
需進行隱蔽驗收的項目完工后應(yīng)立即組織驗收,各項記錄和
圖示必須經(jīng)建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位等有關(guān)單位簽字蓋章,并有結(jié)論性意見。必要時,還應(yīng)有勘察單位、設(shè)計單位參加并簽字蓋章。
①地基驗槽
地基驗槽包括土質(zhì)情況、基槽幾何尺寸、槽底標(biāo)高、地基障礙物與隱患處理,并附有土方開挖示意圖或地基處理詳圖及處理后的結(jié)論。
②鋼筋工程
應(yīng)按施工順序,分層分項對鋼筋的規(guī)格、數(shù)量、位置、形狀、接頭形式及變更、代用等情況進行記錄,并注明圖紙編號、驗收意見。表格文字表達不清時,可附圖。
③防護工程及樓地面做法
防護工程包括:防水、防火、保溫、反腐吊頂工程等。
主要內(nèi)容應(yīng)按設(shè)計要求檢查材料試驗報告、施工質(zhì)量檢驗資料,驗收各項具體作法、構(gòu)造、幾何尺寸,進行蓄水、潑水及防護性能試驗。不便做水試驗的工程,要經(jīng)過一個雨季考驗,做好觀察記錄。
樓地面驗收墊層、防水、保溫等的做法、遍數(shù)、厚度。
需要吊頂?shù)墓こ?吊頂龍骨架的幾何尺寸、連接形式、綁箍方法等。
(5)分項、分部工程質(zhì)量驗收記錄
9)給排水與采暖
(1)主要設(shè)備、配件、產(chǎn)品應(yīng)有出廠質(zhì)量合格證。材質(zhì)和性能應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)計要求。進場后應(yīng)進行驗收。
�、佼a(chǎn)品質(zhì)量合格證
材料包括管材、管件、襯墊等原材料以及焊接、反腐、保溫、粘結(jié)、隔熱等輔料。
設(shè)備器具包括:散熱器、暖風(fēng)機、輻射板、熱水器、風(fēng)機盤管、衛(wèi)生器具及配件、水箱水罐(自動壓力給水)、熱交換器、鍋爐和水泵、鼓(引)風(fēng)機、軟化水罐、除塵器及附屬設(shè)備等。
閥門、儀表及調(diào)壓裝置。
�、阱仩t及附屬設(shè)備、給水設(shè)備、水箱及設(shè)備的主控制閥和調(diào)壓裝置等檢查記錄。
�、勖簹鈱Ｓ迷O(shè)備及器具應(yīng)有法定檢測單位按規(guī)定分不同規(guī)格的檢測記錄。
④對設(shè)計規(guī)范有規(guī)定或?qū)Σ馁|(zhì)有懷疑的材料和設(shè)備,必須有按規(guī)定進行試驗的試驗記錄。
(2)隱蔽工程驗收記錄
�、僦饕椖�:直埋下地下或結(jié)構(gòu)中,暗敷設(shè)于溝槽、管井、吊頂及不進人的設(shè)備內(nèi)的,以及有保溫、隔熱要求的管道和設(shè)備。
②檢查內(nèi)容:管材、管件安裝的位置、標(biāo)高、坡度;各種管道間的水平、垂直凈距;管道安排和套管尺寸;管道與相鄰電纜間距;接頭做法及質(zhì)量;管徑及變徑位置;附件使用、支架固定、基底處理;反腐做法;保溫的質(zhì)量以及試水方式結(jié)果等。
�、垭[蔽工程應(yīng)按系統(tǒng)、工序進行。
(3)施工試驗記錄
包括:管道、設(shè)備強度試驗、嚴(yán)密性試驗記錄;系統(tǒng)清洗、灌水、通水、通球試驗記錄;暖氣管道、散熱器壓力試驗記錄;衛(wèi)生器具滿水試驗記錄;消防管道、燃氣管道壓力試驗記錄。
(4)施工記錄
(5)分項、分部工程質(zhì)量驗收記錄
10)建筑電氣
(1)電氣設(shè)備、材料合格證與產(chǎn)品檢驗
�、僦饕碾姎庠O(shè)備和材料必須有生產(chǎn)單位提供的材質(zhì)性能出廠質(zhì)量合格證書。主要設(shè)備包括:電力變壓器、高低壓成套配電柜、電力照明配電箱、高壓開關(guān)、低壓型開關(guān)、電機、蓄電池應(yīng)急電源等;主要材料包括:硬母線、電線、電纜及大型燈具、水泥電桿、變壓器油和蓄電池用硫酸、低壓設(shè)備及附件等。
�、谠O(shè)備在安裝前必須開箱檢驗及試驗。
(2)隱蔽工程驗收記錄
�、僦饕獧z查項目:埋在結(jié)構(gòu)內(nèi)的管路;利用結(jié)構(gòu)鋼筋做的避雷引下線;接地極埋設(shè)與接地帶連接處焊接;不能進入吊頂內(nèi)的管路敷設(shè);直埋電纜。
�、跈z查內(nèi)容:品種、規(guī)格、位置、標(biāo)高、彎度、接頭、焊接、跨接地線、反腐、管盒固定、管口處理、敷設(shè)情況、保護層及其它管線的位置關(guān)系等。
�、劢^緣電阻、接地電阻測試記錄:應(yīng)有測試記錄,接地電阻測試記錄還應(yīng)附示意圖說明。
�、茈姎庠O(shè)備安裝和調(diào)試試驗、試運轉(zhuǎn)記錄:照明全負荷試驗記錄;大型燈具牢固性試驗記錄;線路、插座、開關(guān)接地檢驗記錄應(yīng)符合國家規(guī)定的項目和內(nèi)容。
(3)施工記錄
(4)分項、分部工程質(zhì)量驗收記錄
11)通風(fēng)與空調(diào)
(1)材料、產(chǎn)品、設(shè)備應(yīng)有出廠質(zhì)量合格證。
材料包括:風(fēng)管及部件制作和安裝所使用的各種板材;制冷管道系統(tǒng)的管材、反腐保溫材料。產(chǎn)品主要指:成套設(shè)備以外的購置成品。設(shè)備包括:空調(diào)處理設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、制冷管道設(shè)備及各種系統(tǒng)中的專用設(shè)備。
(2)進場檢驗、驗收和試驗
材料、成品和設(shè)備在進場后要有嚴(yán)格的檢查、驗收和必要的試驗記錄。
(3)制冷、空調(diào)、水管道強度試驗、嚴(yán)密性試驗記錄。
(4)隱蔽工程驗收記錄
凡敷設(shè)于暗井道、不通行吊頂或被其它工程所掩蓋的項目空氣潔凈系統(tǒng)、制冷管道系統(tǒng)及重要部件均應(yīng)有隱蔽工程驗收記錄。
檢查內(nèi)容包括:接頭(縫)有無開脫;附件設(shè)置位置是否正確;活動件是否靈活可靠、方向正確;有坡度要求項目的坡度情況;支、脫、吊架的位置、固定情況;設(shè)備的.位置、方向、節(jié)點處理、保溫及防結(jié)露處理、防滲漏功能、互相連接情況、反腐處理的情況及效果。
(5)制冷設(shè)備運行調(diào)試記錄
系統(tǒng)調(diào)試前,應(yīng)有各項設(shè)備的單機試運轉(zhuǎn)記錄。無生產(chǎn)負荷聯(lián)合試元轉(zhuǎn)的測定和調(diào)試內(nèi)容應(yīng)齊全,對其調(diào)試效果應(yīng)有過程及終了記錄。
(6)通風(fēng)、空調(diào)系統(tǒng)調(diào)試記錄
(7)通風(fēng)、空調(diào)系統(tǒng)試運行記錄
(8)風(fēng)量、溫度測試記錄
(9)潔凈室潔凈度測試記錄
(10)制冷機組試運行調(diào)試記錄
(11)施工記錄
(12)分項、分部工程質(zhì)量驗收記錄
12)電梯
(1)電梯設(shè)備的隨機文件必須齊全。
(2)設(shè)備開箱檢查記錄符合要求。
(3)有變更設(shè)計證明文件及變更部分實際施工圖。
(4)安裝過程中每道工序的自檢、互檢和專業(yè)檢查記錄。
(5)絕緣電阻、接地電阻測試記錄。
(6)控載、半載、滿載和超載試運轉(zhuǎn)記錄。
(7)負荷試驗、安全裝置檢查記錄。
(8)施工記錄
(9)電梯運行記錄
(10)電梯安全裝置檢測報告
(11)隱蔽驗收表
(12)分項、分部工程質(zhì)量驗收記錄
13)智能建筑
(1)材料、設(shè)備出廠合格證及技術(shù)文件及進場檢(試)驗報告。
(2)隱蔽驗收表
(3)系統(tǒng)功能測定及設(shè)備調(diào)試記錄
(4)系統(tǒng)技術(shù)、操作和維護手冊
(5)系統(tǒng)管理、操作人員培訓(xùn)記錄
(6)系統(tǒng)檢測報告
(7)系統(tǒng)試運行記錄
(8)系統(tǒng)電源及接地檢測報告
(9)分項、分部工程質(zhì)量驗收記錄
14)竣工驗收資料
單位(子單位)工程質(zhì)量竣工驗收記錄
單位(子單位)工程質(zhì)量控制資料核查記錄
單位(子單位)工程安全和功能檢驗資料核查及主要功能核查記錄
單位(子單位)工程觀感質(zhì)量檢查記錄
地方主管部門的備案記錄
15)竣工圖
原施工圖中無變動的,在原圖上加蓋竣工圖標(biāo)志章;變更較簡單的可在原圖上標(biāo)注變更情況和變更單編號,加蓋竣工章;凡結(jié)構(gòu)形式、平面布置、工藝等改變,不宜在原圖上修改與說明的,由變更方負責(zé)重新繪制竣工圖,施工單位加蓋竣工章,并由項目主管工程師簽字。
4技術(shù)檔案的特殊要求
建筑安裝工程技術(shù)檔案資料內(nèi)容及要求應(yīng)嚴(yán)格遵守國家標(biāo)準(zhǔn)和當(dāng)?shù)卣鞴懿块T規(guī)定辦理。質(zhì)量控制資料、有關(guān)安全和功能的檢測資料必須完整。
5技術(shù)檔案資料組卷方法和要求
1)組卷
(1)組卷要求:
a冊(工程質(zhì)量保證資料):主要原材料、半成品、成品構(gòu)件出廠合格證及復(fù)試記錄(如:鋼材、焊接及連接材料、砌體、防水材料、建筑采暖衛(wèi)生與煤氣工程的材料及設(shè)備、建筑電器工程的主要電氣設(shè)備及材料、通風(fēng)與空調(diào)工程的設(shè)備及材料、電梯工程的主要電氣設(shè)備及材料)
施工試驗及檢測資料:(如:焊接試驗、測量定位記錄、地質(zhì)勘探資料、地基沉降觀測記錄、混凝土試塊、砂漿試塊、墊層、單樁及群樁載荷、管道及設(shè)備強度焊口檢查和嚴(yán)密性試驗、接地電阻測試、制冷管道試驗、空調(diào)調(diào)試報告、系統(tǒng)試驗清洗記錄、系統(tǒng)聯(lián)動試運轉(zhuǎn)記錄、電梯運行記錄、電梯調(diào)試報告等)
施工記錄(如:鋼結(jié)構(gòu)焊縫外觀檢查、打樁記錄、地基驗槽記錄、隱蔽工程驗收、中間檢查驗收、結(jié)構(gòu)吊裝及驗收記錄、試運轉(zhuǎn)記錄、電氣設(shè)備試驗調(diào)整記錄等)
b冊(施工技術(shù)管理資料)
施工日志及混凝土工程施工記錄、開竣工報告及交工驗收單、施工技術(shù)及安全交底記錄、質(zhì)量及事故處理報告單、企業(yè)中間驗收記錄、竣工圖及其附件、圖紙會審紀(jì)要、設(shè)計施工聯(lián)席會議紀(jì)要、設(shè)計變更通知單、技術(shù)核定單等
c冊(工程質(zhì)量驗評資料)
分項工程質(zhì)量檢驗評定表、分部工程質(zhì)量檢驗評定表、單位工程觀感質(zhì)量評定表、單位工程資料核查表、單位工程質(zhì)量綜合評定表
(2)工程技術(shù)資料的數(shù)量不多時可以不分卷,規(guī)模大的工程應(yīng)分別組卷。
(3)卷內(nèi)文件材料排列順序為封面、目錄、文件材料。
2)案卷規(guī)格及圖紙折疊方式
(1)案卷規(guī)格
案卷采用統(tǒng)一的裝具和規(guī)格,采用硬殼卷盒,尺寸為310(高)×220(寬)毫米;卷內(nèi)軟皮為16開,卷皮材料應(yīng)堅固耐用。
(2)圖紙折疊
圖框裁剪整齊,采用'手風(fēng)琴風(fēng)箱式',圖標(biāo)、竣工圖章應(yīng)露在外面,圖標(biāo)外露右下角。
(3)裝訂
文字材料應(yīng)加白軟封面和封底,用棉線左側(cè)裝訂。訂結(jié)打在背面。
圖紙在盒內(nèi)散裝,將案卷封面、目錄、備考表三件用棉線在左上角斜面裝訂,放在案卷之首。
案卷封面應(yīng)具有案卷名稱(工程名稱),編制單位、單位負責(zé)人、技術(shù)主管(總工程師或主管工程師)、編制日期、保管期限、密級、檔案號、案卷卷次。
6)驗收與移交
(1)施工技術(shù)資料在竣工驗收,從地方建設(shè)行政主管部門返回后,由項目主管工程師按'國家檔案局、國家計委關(guān)于印發(fā)《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》的通知'的規(guī)定,整理好歸檔資料報局有關(guān)人員審核資料合格齊全后一個月內(nèi)移交企業(yè)檔案室備案,由檔案管理人員驗收,出具驗收證明。
檔案管理制度11
技術(shù)檔案管理按照檔案館關(guān)于工程歸檔要求進行。工程技術(shù)檔案管理分為施工技術(shù)檔案和竣工技術(shù)檔案,企業(yè)內(nèi)部和項目部分別設(shè)置專人負責(zé)這項工作。
第1節(jié)施工技術(shù)資料和管理
1.1加強對施工技術(shù)資料管理的領(lǐng)導(dǎo),實行項目主任工程師(技術(shù)負責(zé)人)負責(zé)建立崗位責(zé)任制。
1.2工程技術(shù)資料應(yīng)隨施工進度及時整理,應(yīng)按專業(yè)系統(tǒng)歸類,認真填寫,做到字跡清楚,項目齊全、記錄準(zhǔn)確、真實。
1.3建設(shè)單位直接分包的項目,應(yīng)在分包合同中明確資料收集內(nèi)容和移交的時間。
1.4在單位工程施工前,與建設(shè)(監(jiān)理)單位共同制訂材料或試塊的送檢計劃,并確定見證試驗室。對甲方提供的材料應(yīng)在提貨時,及時索要有關(guān)材料合格證或質(zhì)量證明書。
1.5把施工技術(shù)資料的管理納入企業(yè)的'獎罰制度,對由管理失控造成涂改、偽造、隨意抽撤或損壞、丟失等行為造成資料不符合要求的,按有關(guān)規(guī)定給予處罰,情節(jié)嚴(yán)重構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責(zé)任。
第2節(jié)技術(shù)檔案的內(nèi)容
2.1土建部分
2.1.1建設(shè)工程規(guī)劃許可證及工程開工審批表。
2.1.2圖紙會審、設(shè)計變更、洽商記錄。
2.1.3主要原材料、成品、半成品、構(gòu)配件出廠證明及合格證(或試驗記錄證明)。
1)磚、水泥、砂、鋼筋、防水材料、隔熱保溫材料、反腐材料試驗報告、鋼構(gòu)件、焊條、外加劑、門窗。
2 )以上材料出廠合格證及試驗報告。
2.1.4施工試驗報告及記錄。
2.1.5預(yù)檢記錄:工程定位測量記錄,模板預(yù)檢、樓層放線、樓層50cm水平控制線、軸線豎向投測控制線。
2.1.6隱蔽工程記錄。
2.1.7驗收記錄
1 )結(jié)構(gòu)工程驗收記錄。
2 )竣工驗收。
3 )單位工程質(zhì)量綜合評定表。
4 )單位工程驗收記錄。
5 )工程質(zhì)量竣工核定證書。
2.1.8新型建筑材料及施工新技術(shù)資料。
2.2管道工程
2.2.1圖紙會審、設(shè)計變更、洽商記錄。
2.2.2主要材料及設(shè)備的合格證。
2.2.3隱蔽工程驗收記錄。
2.2.4主要設(shè)備明細表及試運轉(zhuǎn)記錄。
2.2.5功能試驗記錄。
1 )上水的水壓試驗記錄。
2 )下水灌水試驗記錄。
3 )通風(fēng)管道試壓、密閉試驗記錄。
4 )消防管道試壓記錄(包括自動滅火系統(tǒng))。
2.2.6室外管線測量記錄。
2.2.7竣工驗收:分部工程驗收核查書。
2.3電氣工程
2.3.1圖紙會審、設(shè)計變更、洽商記錄。
2.3.2主要材料及設(shè)備的合格證。
2.3.3隱蔽工程驗收記錄。
2.3.4主要設(shè)備明細表及試運轉(zhuǎn)記錄。
2.3.5調(diào)試記錄、電阻調(diào)試記錄及系統(tǒng)調(diào)試記錄。
2.3.6發(fā)電、變電、供配電、開關(guān)柜等耐壓試驗。
2.3.7室外直填電纜測量記錄。
2.3.8竣工驗收:分部工程驗收核查書。
檔案管理制度12
總則
(一)為了加強對工程資料的管理，完善和規(guī)范公司管理制度，特制定本規(guī)定。
(二)本規(guī)定適用于公司總部及項目部。
一、管理責(zé)任部門及相關(guān)人員職責(zé)
(一)人事行政部負責(zé)制度的推進以及各部門檔案管理體系的建立、優(yōu)化與督察，并直接向人事行政部經(jīng)理負責(zé)。
(二)總經(jīng)理負責(zé)審批《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報告表》。
(三)部門經(jīng)理負責(zé)審核本部門《檔案借閱審批表》、《檔案復(fù)制登記表》、《檔案查閱登記表》、《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報告表》，和明確相關(guān)人員負責(zé)收集保管本部門的檔案資料，對部門資料的完整性負責(zé)。
(四)各部門資料員/資料管理員
1、制度在部門的執(zhí)行;
2、按公司要求建立本部門的資料管理系統(tǒng)并運作;
3、負責(zé)收集整理本部門形成的本制度歸檔范圍內(nèi)的文件，正規(guī)保管及利用，按期分類整理保存。
二、檔案分類及歸檔范圍、要求
(一)文書檔案
1.1歸檔范圍：
1.1.1、集團資料
各類營業(yè)證照(營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、開發(fā)資質(zhì)證書、稅務(wù)登記證、投資協(xié)議、國土成交確認函、國土合同等
公司章程
集團公司發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等各類正式行文
1.1.2、紅頭文件
公司下發(fā)和上報的各類正式行文
1.1.3、外來文件
各政府機關(guān)部門、協(xié)會、學(xué)會下發(fā)給公司的與工程項目無關(guān)的其他行政性質(zhì)的通知、邀請等文件
1.1.4、會議資料
會議紀(jì)要利用明源流程存檔
專題會會議講義
1.1.5、法律文件
合同、協(xié)議審核;
訴訟材料
1.1.6、物資采購合同
1.1.7、車輛資料
公司擁有所有權(quán)或使用權(quán)的機動車輛的基本信息資料、證件、保險單、維修記錄、事故資料
1.2歸檔要求：
1.2.1、集團證照資料：由財務(wù)部關(guān)注各類營業(yè)證照更新時間，保證證照及時更新，做好使用登記以及復(fù)制登記。
1.2.2、行政文件：紅頭文件、法律文件及外來相關(guān)文件移交行政部;車輛資料直接移交車輛管理員。
1.2.3、客服中心資料：法律文件、與客戶簽訂的協(xié)議原件于簽訂后3日內(nèi)移交檔案室。
(二)人事檔案
2.1、歸檔范圍
2.1.1勞動合同、聘用協(xié)議;
2.1.2一般員工轉(zhuǎn)正、調(diào)動、任免、離職、降職文件;
2.1.3職稱評定材料;
2.1.4面試表;
2.1.5勞務(wù)合同糾紛及處理材料;
2.1.6員工培訓(xùn)計劃、總結(jié)、方案
2.2、歸檔要求
2.2.1由人事專員保存于部門檔案柜;
(三)建設(shè)類檔案
3.1、歸檔范圍(附件：詳細列表)，集中于工程部：
3.1.1勘察設(shè)計、施工、工程監(jiān)理的招投標(biāo)文件、合同(協(xié)議)。
3.1.2預(yù)算、結(jié)算文件：
3.1.3項目核準(zhǔn)(立項)階段
3.1.4方案審查階段
3.1.5初設(shè)審查階段
3.1.6施工許可證階段
3.1.7預(yù)售階段
3.1.8竣工驗收備案登記階段
3.1.9產(chǎn)權(quán)證辦理階段
3.2、歸檔要求
3.2.1政府有關(guān)部門或行業(yè)管理部門的批復(fù)、批示性文件，由報建人員取得后3日內(nèi)移交相關(guān)的管理人員。
3.2.2工程部檔案按項目的可行性研究、勘察、設(shè)計、施工、竣工驗收階段，在階段工作完成后及時將資料整理歸類造冊，合理保存。
3.2.3施工圖紙由工程部資料員按組團保存完整，并相應(yīng)在二次深化圖及其他工程部相關(guān)圖紙上加蓋“圖紙確認”章、在技術(shù)洽談單、變更備忘錄后附圖(變更圖紙)上加蓋“變更確認”章。
3.2.4招投標(biāo)文件、合同類檔案傳簽完成后，由經(jīng)辦人移交負責(zé)人保管。
(四)會計檔案
4.1、歸檔范圍
4.1.1、會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證;
4.1.2、會計賬簿類：
(1)總賬;
(2)現(xiàn)金日記賬，
(3)銀行存款賬、銀行明細賬;
(4)輔助賬簿;
4.1.3財務(wù)報告類：
(1)年度決算報表(經(jīng)會計師事務(wù)所審計后);
(2)月度、季度財務(wù)報表;
(3)不定期重要一次性報表;
(4)審計報告;
(5)驗資報告;
(6)資產(chǎn)評估報告。
4.1.4其他類：
(1)會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊;
(2)銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單;
4.2、歸檔要求
4.2.1會計憑證、賬簿由財務(wù)部負責(zé)人指定人員保存于部門檔案柜，財務(wù)部相關(guān)人員應(yīng)于次月前5個工作日內(nèi)完成當(dāng)月會計憑證、會計報表、會計帳簿的整理和裝訂工作。;
4.2.2財務(wù)報告類、其他類會計檔案由財務(wù)部負責(zé)人指定人員于資料產(chǎn)生后妥善保管。
(五)實物檔案
5.1、歸檔范圍：
5.1.1、照片、音像類
(1)反映公司工程建設(shè)、經(jīng)營管理等主要職能活動以及重要的工作成果。
(2)黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及著名人物參加與集團公司有關(guān)的重大公務(wù)活動。
(3)公司組織或參與的重大外事活動。
(4)記錄公司重大事件。
(5)與其他檔案有密切聯(lián)系(如表彰、總結(jié)大會)。
(6)其他具有保存價值。
5.1.2、公司獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書、光榮冊等
5.1.3、上級領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等
5.1.4、公司社會交往中獲贈的重要紀(jì)念品、公司組織的各種重大活動中形成的紀(jì)念品、其它有保存價值的實物
5.2、歸檔要求：
5.2.1、底片、沖洗的照片、說明一同整理和存放;數(shù)碼影像統(tǒng)一存入人事行政專員電腦專用文件夾。
5.2.2、其他實物檔案由各部門資料員或兼職資料員負責(zé)移交人事行政專員。
三、檔案移交、整理、編號
(一)移交
1.1、各部門檔案管理人員在留存蓋章檔案后，在明源上歸檔，并在相應(yīng)類別的《檔案歸檔登記表》中登記，由移交人確認簽字。
1.2、各部門培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動在相關(guān)費用報銷時，必須將有歸檔價值的文件資料向人事行政專員辦理交接手續(xù)，雙方簽字認可后財務(wù)部才給予核報。
(二)整理
鑒定分類→掃描成電子文件→錄入卷內(nèi)目錄→印臨時檔號→裝訂→對號裝盒→入檔案柜
(三)編號
(公司)簡稱+(業(yè)務(wù)部門)簡稱-檔案類別代碼(一級+二級)-年度+順序號;
四、檔案的利用
(一)查閱
1.1、查閱的授權(quán)范圍
(1)總經(jīng)理、人事行政部負責(zé)人有權(quán)查閱全部范圍檔案。
(2)部門經(jīng)理有權(quán)查閱本部門產(chǎn)生的所有檔案。
(3)普通員工有權(quán)查閱本部門職責(zé)范圍內(nèi)的檔案。
(4)跨部門檔案查閱需由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫借閱單。
(5)由總經(jīng)理親自密封的絕密檔案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授權(quán)，均無權(quán)查閱該檔案。
1.2、檔案查閱程序要求
(1)權(quán)限內(nèi)的檔案查閱，由查閱人直接在檔案室進行紙質(zhì)查閱。
(2)權(quán)限外的檔案查閱，由人事行政專員收到查閱者完成審批的“檔案查閱審批”流程后，引領(lǐng)查閱者在檔案室查閱相關(guān)資料，閱后即時歸還。
(二)借閱
2.1、借閱程序要求
(1)員工憑經(jīng)審批的《檔案借閱審批表》外借檔案原件資料;
(2)各部門檔案管理人員員收到借閱者完成審批的“檔案借閱審批”流程后，找出檔案原件資料，要求借閱者在《檔案查閱登記表》上簽字，備查。
2.2、檔案的歸還
(1)借出的檔案原件，檔案管理人員應(yīng)定期進行整理和跟蹤，督促各使用人及時歸還，歸還時在《檔案借閱登記表》上簽字確認。
(2)檔案使用人歸還檔案時要保證檔案的完整性和本來面目且不應(yīng)無故扣押檔案。
2.3、其他規(guī)定
會計檔案原則上不借出。
(三)檔案復(fù)制
申請復(fù)制檔案者完成審批流程后，由檔案管理人員調(diào)取檔案原件進行復(fù)制提供給查閱者。
五、檔案的保管
(一)檔案的保管期限
各部門的檔案管理人員根據(jù)文件材料的價值，確定其保管期限，分別劃分為永久保存、長期保存兩類。
(二)專項檔案的保管規(guī)定
2.1、公司各部門檔案(含會計檔案)：應(yīng)指定專人保管，整理立卷，裝訂成冊，存放在專門的檔案柜內(nèi)。人事行政部每月對各部門自行保管的檔案資料進行檢查。
2.2、電子版檔案的傳遞和保存
(1)原則上除電子設(shè)備檔案和財務(wù)憑證、報表、帳簿檔案外其他檔案必須同時保存電子版檔案。
(2)人事行政專員制作電子版檔案的目錄，使其與紙質(zhì)檔案的順序一一對應(yīng)，并整和在檔案管理軟件系統(tǒng)上便于調(diào)用。
(3)每年7月份將上年電子版檔案刻制成光盤，一式兩份。定期檢查、殺菌殺毒。
(三)檔案的正式裝盒、造冊
3.1、裝訂要求：參照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進行。
3.2、裝盒：人事行政專員于每年固定時間進行上年檔案的正式裝盒造冊及調(diào)整工作。
(四)檔案的存放
檔案建目后應(yīng)存放在專用檔案盒內(nèi)，盒脊和面上應(yīng)清晰、牢固標(biāo)明類別、檔號、日期。每一檔案盒內(nèi)應(yīng)有卷內(nèi)目錄(分目錄)及備考表。
裝盒檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜內(nèi)，按照年度、類別的次序自左向右，自上而下地排列。
(五)檔案意外損毀的處理
檔案丟失或發(fā)生意外損毀時，檔案管理人員應(yīng)立即將事件情況填寫《文件丟失損毀報告表》，報部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。
檔案丟失、或損毀無法進行修補、復(fù)原，借用人應(yīng)請有關(guān)部門協(xié)助設(shè)法重新補制。在進行補救工作的同時，人事行政部經(jīng)理應(yīng)組織對事件發(fā)生的原因進行調(diào)查，追究有關(guān)人員的'責(zé)任。
六、檔案的銷毀
(一)目的：判定檔案價值、定期對失去保存價值的檔案銷毀。
(二)程序及要求
2.1、檔案管理人員要定期鑒別檔案價值，識別出失去保存價值及保管期屆滿的檔案，并填寫《檔案銷毀登記表》，交部門經(jīng)理及總經(jīng)理審核，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后予以銷毀。
2.2、正式銷毀前檔案管理人員應(yīng)再次進行核對;銷毀時應(yīng)有檔案管理員和監(jiān)銷人同時在場;銷毀后監(jiān)銷員在銷毀登記表上簽字確認。
2.3、檔案銷毀情況應(yīng)做到及時登記。
(三)會計檔案的銷毀
3.1、會計檔案的銷毀應(yīng)由檔案室會同財務(wù)部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
3.2、總經(jīng)理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
3.3、銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由至少兩人共同銷毀并簽字確認。
3.4、監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告財務(wù)負責(zé)人。
3.5、保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
七、檔案保密制度
1、嚴(yán)禁將密級文件、資料帶回家或帶到公共場所，嚴(yán)禁在公共場所談?wù)撁孛苁马棧瑖?yán)禁在私人通信、通話中泄露秘密內(nèi)容;
2、打印密級文件的草稿、校對稿在文件制成后均應(yīng)銷毀，各部門掌握的文件、資料由人事行政部定期回收和銷毀;
3、嚴(yán)禁打聽和記錄與自己工作無關(guān)的秘密，嚴(yán)禁向他人傳播自己知曉的秘密內(nèi)容;
4、嚴(yán)禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便，將公司的客戶和業(yè)務(wù)自行經(jīng)辦或處理;
5、嚴(yán)禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便將所掌握的業(yè)務(wù)秘密轉(zhuǎn)交給其它單位從事與本司業(yè)務(wù)相關(guān)的工作;
6、嚴(yán)禁與工作無關(guān)的人進入總經(jīng)理辦公室、檔案室、財務(wù)部資料室、工程部資料室等辦公重地;
7、公司領(lǐng)導(dǎo)或與公司利益密切相關(guān)的人員出差的任務(wù)、去向，知情者不得向他人泄露;
8、對模范執(zhí)行本規(guī)定者，公司給予表彰獎勵;對失密、泄露者，視其情節(jié)、后果輕重公司將給予行政、經(jīng)濟處罰;對因失密、泄密觸犯國家法律者，將報送司法機關(guān)對其依法處理。
本辦法自頒布之日起執(zhí)行。
檔案管理制度13
為了加強我處的檔案管理，理順檔案管理工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本檔案管理制度。
1、辦公室是管理處檔案的歸口管理部門，負責(zé)檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查，加強對檔案室的.業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和工作實務(wù)指導(dǎo)。
2、各股室所負責(zé)的部門內(nèi)部檔案資料，應(yīng)有專人兼管。
3、檔案室是管理處檔案的專管機構(gòu)，在行辦公室的領(lǐng)導(dǎo)下，做好檔案管理的相關(guān)工作。
4、各部門應(yīng)做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔
5、各類外來文件、資料由辦公室負責(zé)立卷留存；內(nèi)部文件原則上各部門傳閱后，即由辦公室回收立卷留存。
6、員工要注意隨時收集各種信息資料，并及時匯總到各部門歸檔案保管，員工因公外出參觀學(xué)習(xí)考察和參加個各種會議回到公司后，應(yīng)將相關(guān)資料全部移交辦公室歸案保管或交本股室歸案保管。
7、歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確，印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。
8、檔案管理員要保證原始資料齊全完整、安全保密和使用方便。
9、員工借閱檔案由股室負責(zé)人向辦公室領(lǐng)導(dǎo)核批，借閱者要愛護檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
10、本處以外單位或個人需要調(diào)取檔案必須持有證明到辦公室核批才能提檔。
檔案管理制度14
公司客戶檔案管理制度
一、 為規(guī)范檔案管理，保證小貸、擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案資料
（以下簡稱檔案）的安全完整，維護公司及客戶的權(quán)益，特制定本細則。
二、 檔案的管理是指對公司已發(fā)生的項目資料、權(quán)屬證明等進行整理，并統(tǒng)一移交檔案管理人員編號歸檔。
三、 檔案管理人員應(yīng)建立檔案臺帳及權(quán)證檔案臺帳記錄，便于資料查詢、借閱、管理。
�。ㄒ唬┛蛻魴n案管理由總經(jīng)理制定專人負責(zé)。
�。ǘn案管理員對客戶檔案資料的安全性負責(zé)。
四、 檔案的整理與移交
（一）業(yè)務(wù)的具體經(jīng)辦人員
�。椖拷�(jīng)理a、b角）為檔案移交人；
�。ǘ┎宽椖拷�(jīng)理a角將項目資料按檔案清單
�。ǜ胶螅┑囊筮M行分類整理，編制好冊內(nèi)資料清單
�。ň唧w到每一項內(nèi)容的頁數(shù)，包含資料中的封面及所有紙張）移交項目經(jīng)理b角，清單一式三份，a、 b角各執(zhí)一份，檔案資料中一份，a、b角、檔案管理人員三方分別簽字確認。()項目經(jīng)理b角根據(jù)清單內(nèi)容對檔案資料進行審核，確認檔案及相關(guān)有權(quán)人員簽字完整并編碼之后移交給檔案管理員，若資料中有重要資料或簽字缺少，項目經(jīng)理b角須列出補充資料清單要求項目經(jīng)理a角補齊；
�。ㄈ╉椖抠Y料包括四部分：立項審批資料、重要合同或單據(jù)等、項目調(diào)查資料、客戶或企業(yè)資料；
�。ň唧w內(nèi)容及順序附表）；
�。ㄋ模I(yè)務(wù)發(fā)生后與客戶所簽署的合同，屬于客戶但客戶未拿走的部分，應(yīng)列入檔案附件交檔案室保存，列入附件的資料不進行編碼；
（五）檔案的`移交時限為項目結(jié)束后
�。ㄒ话銥橘J款發(fā)放后）的五天之內(nèi)，具體為項目經(jīng)理a角三個工作日內(nèi)移交項目經(jīng)理b角，項目經(jīng)理b角兩個工作日內(nèi)移交檔案室，特殊情況說明原因經(jīng)有權(quán)審批人同意后可以酌情延后；
�。n案管理員在接交檔案時，按照項目經(jīng)理b角提供的清單一一核對檔案資料，雙方確認無誤，項目經(jīng)理b角、檔案管理員雙方簽字確認；
�。ㄆ撸n案管理員在檔案登記本上按時登記所接收的檔案名稱，雙方簽字確認；
�。ò耍n案管理員對接收的檔案統(tǒng)一編號，并按照檔案號相應(yīng)給檔案中的合同編號。
五、重要權(quán)證資料的移交
�。ㄒ唬┲匾獧�(quán)證資料包括：貸款或者擔(dān)�？蛻舻呢敭a(chǎn)權(quán)屬證明原件、保證人的財產(chǎn)權(quán)屬證明原件、他項權(quán)證原件、動產(chǎn)抵押登記通知書、股權(quán)出質(zhì)設(shè)立登記通知書、其他權(quán)屬證明原件；
�。ǘ┲匾臋�(quán)證應(yīng)與檔案資料分開移交，重要權(quán)證視同現(xiàn)金管理，相關(guān)權(quán)屬證書在第一時間移交公司指定的權(quán)證管理人員， a角列出重要權(quán)證移交清單，ab角及檔案員三方在對清單上所列權(quán)證的名稱、權(quán)證號、數(shù)量核對無誤后，單獨移交檔案室存檔并在移交單上簽字確認；
�。ㄋ模n案管理員應(yīng)將所收到的權(quán)證存入保險柜單獨保存；
（五）存檔的權(quán)證應(yīng)按項目按項目編號分開保存，且權(quán)證編號應(yīng)與項目的檔案編號一致。如檔案號為鴻借字第001號檔案對應(yīng)的權(quán)證檔案編號也為鴻借字第001號。
六、檔案的借閱
�。ㄒ唬┕径麻L、總經(jīng)理。副總經(jīng)理需要借閱檔案可以直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)，員工因工作需要借閱檔案的，必須按借閱需求填寫《檔案資料出借單》，并經(jīng)公司董事長、總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)；
（二）檔案管理員憑《出借單》辦理檔案借閱手續(xù)并登記臺帳；
（三）檔案借閱人必須在《檔案資料出借單》規(guī)定的期限內(nèi)，將所借資料完整歸還檔案管理員；
（四）檔案管理員核對資料完整無誤后將檔案復(fù)位，并登記臺帳。
七、本實施細則自頒布之日起執(zhí)行。
檔案管理制度15
目的：
為規(guī)范項目檔案管理工作，提高管理效率和透明度，確保項目檔案的正常秩序和安全。
范圍：
本制度適用于公司內(nèi)部所有項目檔案的`管理。制度制定程序：
1、公司領(lǐng)導(dǎo)確定項目檔案管理制度的編寫任務(wù)，并指定負責(zé)人負責(zé)編寫制度。
2、編寫者需收集、整理相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部政策規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況進行制定。
3、編寫者向公司領(lǐng)導(dǎo)提交初稿，經(jīng)過審批后，考慮意見和建議并進行修訂。
4、修訂后，公司領(lǐng)導(dǎo)簽署，并進行公告發(fā)布。
各項制度的名稱、范圍、目的、內(nèi)容、責(zé)任主體、執(zhí)行程序、責(zé)任追究等方面的內(nèi)容：
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